Das Ergebnis des schwedischen Soziologen Roland Paulsen sorgte kürzlich für Staunen. Laut seiner Studie verbringen Mitarbeiter im Schnitt bis zu drei Stunden ihrer Arbeitszeit mit privaten Angelegenheiten – und keiner merkt es. Viel Zeit, die für Ihr Unternehmen sinnvoll investiert werden könnte und am Ende finanzielle Einbußen bedeutet.

Deshalb geben wir Ihnen hier Tipps, wie Sie private Beschäftigungen reduzieren.

Stress und Burnout in der Arbeitswelt – nur die halbe Wahrheit

Die Überlastung und der Stress von Mitarbeitern sind in aller Munde. Psychische Auswirkungen, wie Burnout, die logische Konsequenz. Doch es geht auch anders:

Paulsen fand heraus, dass ca. 70% des Traffics auf pornografische Websites während der Arbeitszeit anfallen – ebenso wie 60% aller Onlineeinkäufe. Die privaten Tätigkeiten summieren sich auf ca. 2-3 Stunden am Tag. Für das Faulenzen während der Arbeitszeit gibt der schwedische Soziologe  4 Gründe an:

1. Viele Mitarbeiter sehen keinen Sinn in ihrer Arbeit – das bestätigt auch die jährliche Gallup-Studie. Der Job ist für viele lediglich ein Pflichtjob, der dazu dient, Rechnungen zu bezahlen.

2. Mitarbeiter fühlen sich durch ihren Job nicht erfüllt – besonders bei Arbeitnehmern mit wenig anspruchsvollen Aufgaben. Fühlt sich ein Mitarbeiter von seiner Arbeit nicht befriedigt, dann flüchtet er in Aufgaben, die ihn eher erfüllen.

3. Mitarbeiter haben schlicht zu wenig zu tun – überwiegend trifft dies auf Arbeitnehmer in großen Organisationen zu. Dies zu äußern wagt allerdings kaum einer, da als Konsequenz meist die Arbeitszeit reduziert wird.

4. Es gibt einen Mangel an Schulung – viel Zeit vergeuden Mitarbeiter durch Ineffizienz. Wenn Programme nicht effektiv genutzt werden, sinkt die Produktivität der Mitarbeiter.

3 Tipps für den Umgang mit Faulenzern

Nutzen Sie die nächsten Wochen dafür, einen kritischen Blick auf die Arbeitsauslastung Ihrer Mitarbeiter zu werfen. Wenn Sie einen oder mehrere Anzeichen der obigen Punkte bei Ihren Mitarbeitern erkennen, dann ziehen Sie Konsequenzen:

1. Tipp: Grundsätzliches Verbot von privatem Surfen
Wenn das private Surfen überhandnimmt, dann ziehen Sie eine klare Linie und sprechen über das gesamte Unternehmen ein Surf-Verbot aus.

2. Tipp: Regelmäßige Mitarbeiterentwicklungsgespräche
Führen Sie regelmäßige Gespräche mit Ihren Mitarbeitern und stellen Sie gezielt Fragen zu Aufgabenzufriedenheit und Arbeitsauslastung. Nur so können Sie schnell gegensteuern, falls sich etwa Unterforderung einstellt.

3. Tipp: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter
Vermeiden Sie unnötige Bummeleien durch fehlende Kenntnisse Ihrer gängigen Software-Programme. Sorgen Sie dafür, dass Mitarbeiter fit sind im Umgang mit den benötigten Programmen.

Auf Unternehmen kommen vor allem während der ersten Jahre nach ihrer Gründung oft große Belastungen und Herausforderungen zu. An Engagement und Motivation darf es dann bei keinem der Beteiligten mangeln – auch nicht bei den Mitarbeitern.

Doch wie können Mitarbeiter motiviert werden? Viele Unternehmen versuchen, dies durch Belohnungssysteme wie Gehaltserhöhungen und Prämien zu erreichen. Unterschätzt wird dabei jedoch oft, welchen Einfluss das Betriebsklima auf die Mitarbeitermotivation hat. Speziell Fach- und Führungskräfte legen außerdem größten Wert auf Anerkennung und Vertrauen sowie Autonomie und Entwicklungsmöglichkeiten.

Materielle und immaterielle Motivationshelfer

Müssen Menschen sich um ihre finanzielle Sicherheit sorgen, ist es mit der Aufmerksamkeit am Arbeitsplatz selbstverständlich nicht allzu weit her. Vor zusätzlichen Incentives muss deshalb zunächst das Gehalt allgemein stimmen und eine sichere Grundlage bieten.

Doch nicht nur diese materielle Grundlage ist wichtig, um die Mitarbeiter überhaupt durch zusätzliche Annehmlichkeiten motivieren zu können: Erst wenn Vorgesetzte die Leistungen ihrer Mitarbeiter anerkennen, vertrauenswürdig auftreten und ein respektvolles Verhalten an den Tag legen, ist eine Grundlage geschaffen, um Mitarbeiter zumindest nicht zu demotivieren. Hierzu ist es wichtig, Versprechen und Zusagen einzuhalten – und sollte das nicht möglich sein, zumindest zu erklären warum. Denn auch Transparenz und Offenheit haben einen großen Einfluss auf die Mitarbeitermotivation: Das Zurückhalten von Informationen kann das Arbeitsklima nachhaltig stören.

Auch regelmäßiges Feedback zur geleisteten Arbeit sollte als eine Begegnung auf Augenhöhe und als gegenseitiger Austausch angesehen werden, nicht als Gespräch, das für destruktives Kritisieren reserviert ist. Beweist sich der Mitarbeiter, kann die Möglichkeit zu selbstständigerem Arbeiten ebenfalls sehr motivierend wirken, da es von Vertrauen in Person und Fähigkeiten zeugt.

Zuwendungen zur Steigerung der Motivation

Ist eine solche Basis gegeben, können zusätzlich materielle Motivatoren zum Einsatz kommen. Hierzu können einmalige Prämien für besondere Leistungen zählen, doch vor allem auch die dauerhafte Bereitstellung von zusätzlichen Annehmlichkeiten drückt die Anerkennung eines Unternehmens für die Leistungen seiner Mitarbeiter aus. Zusatzprämien werden schnell zur Selbstverständlichkeit. Im schlimmsten Fall können sie aus Sicht der Arbeitnehmer sogar unterschwellig Misstrauen ausdrücken: Der Mitarbeiter leiste nur für den Bonus mit voller Kraft und enthalte dem Unternehmen ohne diesen Leistung vor.

Werden die Mitarbeiter stattdessen nicht nur aufgrund einer Einzelleistung belohnt, sondern beispielsweise regelmäßig mit frischem Obst versorgt, signalisieren solche Gesten, dass ihr Wohlbefinden dem Unternehmen wichtig ist und dass ihr Engagement wahrgenommen und entsprechend honoriert wird.

Auch die Bereitstellung einer hochwertigen Kaffeemaschine ist eine geeignete Methode, um beiläufig Anerkennung auszudrücken und gleichzeitig das Betriebsklima zu verbessern. Schließlich ist die Kaffeeküche in vielen Unternehmen ein ganz zentraler Treffpunkt, an dem abteilungsübergreifend kommuniziert wird.

Verschiedene Konzepte für Coffee Corner oder Coffee-Bars werden daher heute von Anbietern wie Tchibo Coffee Service bereitgestellt und von Unternehmen verschiedenster Branchen und Mitarbeiterzahl genutzt. Der Bereitstellung koffeinhaltiger Heißgetränke bringt zudem weitere positive Effekte mit sich: Kaffee macht nicht nur wach – an einer Studie an der Hopkins University in Baltimore wurde nun auch nachgewiesen, dass das darin enthaltene Koffein das Erinnerungsvermögen signifikant erhöht. Abgesehen von der Motivation kann also auch die allgemeine Leistungsfähigkeit verbessert werden.

Das stärkste Prinzip des Wachstums liegt in der Wahl der Menschen - George ElliotDer Erfolg von Unternehmen ist abhängig von seinen Mitarbeitern. Motivierte gute Mitarbeiter helfen Ihnen, De-Motivierte können für Sie finanzielle Einbußen bringen. Daher ist es erfolgsentscheidend, dass Sie bei der Mitarbeitersuche Volltreffer landen und wirklich die allerbesten Leute für sich gewinnen.

Wie Sie Ihren bestehenden Auswahlprozess optimieren, erfahren Sie in unserer heutigen Ausgabe – 5 Tipps, die Sie unbedingt beachten sollten!

Beachten Sie diese 5 Tipps bei der Personalauswahl

1. Tipp: Fragen Sie Ihren Bewerber nicht aus

Je qualifizierter die Position, desto eher sollte Ihr Vorstellungsgespräch ein Gespräch auf Augenhöhe sein. Schaffen Sie für den Bewerbenden eine angenehme Atmosphäre.

2. Tipp: Informieren Sie über den Ablauf des Verfahrens

Ein Einstellungsprozess zieht sich oft über einen längeren Zeitraum. Informieren Sie Ihre Kandidaten über den Ablauf des Gesprächs und die weiteren Schritte im Bewerbungsprozess – das ist professionell und der Bewerbende kann sich darauf einstellen.

3. Tipp: Halten Sie Ankündigungen ein

Wenn Sie Ihrem Bewerbenden zusagen, sich in 3 Wochen zu entscheiden, dann sollten Sie das auch einhalten. Gibt es aus irgendwelchen Gründen Verzögerungen, dann informieren Sie den Bewerbenden darüber.

Bei guten Bewerbern entscheiden oft Kleinigkeiten über die Wahl des Unternehmens – vermeiden Sie daher Kommunikationsprobleme.

4. Tipp: Behandeln Sie jeden Bewerbenden als Gast

Für Bewerbende ist Wertschätzung der eigenen Person sehr wichtig. Wenn Sie für ein Interview einen Bewerbenden bei Ihnen im Unternehmen zu Gast haben, dann behandeln Sie ihn oder sie auch als solchen. Seien Sie vorbereitet, bieten Sie Kaffee/Getränke an.

Wenn auch thematisch nicht zwingend notwendig, so wird ein kurzes „Hallo“ des Geschäftsführers positiv angesehen – der Bewerbende fühlt sich wertgeschätzt und gut aufgenommen.

5. Tipp: Pflegen Sie den Kontakt

Wenn Sie mehrere Gespräche über Wochen hinweg vereinbart haben, kann die Zeit vom Bewerbungsgespräch bis zum nächsten Schritt im Prozess dauern. Halten Sie in dieser Phase Kontakt zu den Bewerbenden – auch wenn es keine Neuigkeiten gibt.

Das gibt dem Bewerbenden das Gefühl, geschätzt zu werden und Sie bleiben als Unternehmen im Fokus des Bewerbenden. Gerade bei guten Bewerbenden mit mehreren Optionen entscheiden Kleinigkeiten wie diese!

 

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09 Jan 15

7 Tipps für effektive Mitarbeiter-Gespräche

Artikel von dgay in News

Gerade zu Jahresbeginn werden in vielen Unternehmen Mitarbeiter-Gespräche geführt. In diesen wird das letzte Jahr resümiert und neue Ziele für das aktuelle Jahr aufgestellt.

Wenn diese Gespräche nach dem Motto “Pflicht erfüllt” durchgeführt werden, werden Sie nicht das Potenzial entdecken, das in ihnen schlummert.

Doch so muss es nicht laufen, Jahresanfangs-Gespräche sind sinnvoll und effektiv, wenn Sie die folgenden 7 Punkte beachten:

1. Die Einstellung zählt:

Sehen Sie die Gespräche nicht als lästige Pflicht an, sondern betrachten Sie das Gespräch mit Ihren Mitarbeitern als Möglichkeit, sich intensiv mit dem Status quo zu beschäftigen, sich auszutauschen und den ein oder anderen Punkt zu überdenken.

2. Nehmen Sie sich Zeit: 

Auch wenn Zeit ein teures Gut ist, machen Sie Platz in Ihrem Kalender für diese Gespräche – und auch für die Vorbereitung.

Wenn Sie mit Mitarbeitern unter Zeitdruck reden und schlecht vorbereitet sind, werden nur die üblichen Punkte auf den Tisch kommen; das Gespräch bleibt an der Oberfläche und es werden kaum neue Erkenntnisse hervorgehen.

3. Hören Sie Ihren Mitarbeitern zu: 

Reden Sie nicht nur selbst über Ihre Eindrücke sondern hören Sie, wie Ihr Mitarbeiter das zurückliegende Jahr empfunden hat.

Versuchen Sie sich dabei darauf zu fokussieren, was man im kommenden Jahr eventuell verändern kann – gibt es Arbeitsschwerpunkte zu ändern, sind neue Talente aufgefallen, die für das Unternehmen nützlich sind, etc.?

4. Besprechen Sie Entwicklungsmöglichkeiten: 

Für Mitarbeiter ist es oft frustrierend, sich längere Zeit auf der Stelle zu bewegen. Motivierte Mitarbeiter möchten vorankommen, neue Karriereziele erreichen, neue Aufgaben und Verantwortungsgebiete übernehmen.

Überlegen Sie sich vorab gut, welche Potentiale der Mitarbeiter hat und vor allem, wie die nächste Entwicklungsstufe aussehen kann.

Das muss nicht immer bedeuten, dass direkt eine Karrierestufe erklommen wird, oft ist es schon ein gutes Zeichen, wenn Sie auf weite Sicht hin die Optionen stellen und zunächst mit z.B. Fortbildungen und Weiterbildungen einen ersten Schritt gehen.

5. Führen Sie regelmäßig Gespräche: 

Was sich selbstverständlich anhört, wird in der Praxis oft nicht umgesetzt: regelmäßiges Feedback. Wenn zu viel Zeit zwischen Ereignissen und Gesprächen liegt, verschwimmen Erinnerungen daran, Ansichten driften auseinander und ein effektives Resümee ist kaum mehr möglich.

Daher ist es wichtig, sich regelmäßig zusammenzusetzen und nicht jeden Erfolg oder Misserfolg in EIN Gespräch zu verpacken.

6. Berücksichtigen Sie die Persönlichkeit Ihres Mitarbeiters: 

Scheren Sie nicht alle Mitarbeiter über einen Kamm, sondern beziehen Sie die Persönlichkeit und die einzelnen Fähigkeiten und Begrenzungen mit ein.

Wenn Sie ein Bewertungssystem für Erfolg/Misserfolg haben, dann lassen Sie Platz für unterschiedliche Persönlichkeiten.

Zielsetzung und Zielerreichung sollte immer den Menschen mit einbeziehen – ein identisches Bewertungssystem für alle Mitarbeiter ist wenig sinnvoll und führt zu Frustration bei einigen Ihrer Mitarbeiter.

7. Fassen Sie die Ergebnisse zusammen:

Damit das Gespräch nachhaltig in Erinnerung bleibt und die Ziele des neuen Jahres ständig vor Augen sind, fassen Sie das Gespräch und die Ergebnisse schriftlich zusammen. So sind beide Parteien auf gleichem Stand und die Prioritäten für das Jahr sind klar erkennbar.

Fazit: Mitarbeiter-Gespräche sind auf jeden Fall zu empfehlen, denn nur so werden Sie erfahren, wo Ihr Mitarbeiter steht, was gut und schlecht läuft, was er/sie erreichen will. Wenn Sie die oben genannten Punkte berücksichtigen, wird Ihr Gespräch auch zielführend sein – und dient nicht nur zur Erfüllung der Unternehmens-Pflicht.

Unser Tipp: Falls Sie das Thema Persönlichkeit Ihrer Mitarbeiter weiter ausbauen möchten und erkennen wollen, wo Ihre Stärken und Begrenzungen (und auch die Ihrer Mitarbeiter) liegen, dann nutzen Sie die Möglichkeit und nehmen Sie an unserer Zertifizierung zum persolog® Persönlichkeits-Modell vom 03.-05.02.2015 in Remchingen teil.

 Sie werden mit Sicherheit mit interessanten Erkenntnissen zurück ins Unternehmen gehen!

Mitarbeitermotivation ist ein vielschichtiger, langfristiger und aktiver Prozess mit dem Ziel, gute Mitarbeiter zum einen zu motivieren, zum anderen aber auch an das Unternehmen zu binden. Zu den vielfältigen Motivationsanreizen zählen u.a. auch Weiterbildungen. Aber welche Formen der Weiterbildung gibt es und welche erweisen sich in der Praxis als besonders sinnvoll? Was können Personaler und Arbeitgeber dabei leisten? Und warum sollten sich Unternehmen überhaupt mit diesen Fragen beschäftigen?

Warum sollte der Arbeitgeber Weiterbildungen fördern?

Für Arbeitgeber bedeuten Weiterbildungen zunächst einmal Investitionen, sofern sie sich finanziell oder im Hinblick auf Freistellungen von der Arbeit an der Förderung beteiligen. Trotzdem lohnt es sich, Weiterbildungen aktiv zu fördern oder vielleicht sogar selbst anzubieten. Verschiedenen Untersuchungen, darunter eine Studie der Deutschen Universität für Weiterbildung (DUW) aus dem Jahr 2012 zeigen, dass sich insbesondere jüngere Arbeitnehmer bis ca. zum 35. Lebensjahr durch Weiterbildungsmaßnahmen stark motivieren lassen.

Mehr noch: Für etwa 60 Prozent der jungen und gut ausgebildeten Fachkräfte ist der Studie zufolge der Faktor Weiterbildung ausschlaggebend bei der Wahl des Arbeitgebers. Unternehmen, die sich im Kampf um begehrte Fachkräfte durchsetzen wollen, kommen demnach nicht umhin, Weiterbildungsmaßnahmen für Mitarbeiter anzubieten oder zumindest zu unterstützen.

Darüber hinaus gilt: Steigt die Motivation aufgrund regelmäßiger Weiterbildungen, steigt auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter, was sich in den meisten Fällen in einem größeren Maß an Loyalität und Produktivität niederschlägt. Darüber hinaus helfen Weiterbildungen, Unterforderung im Job zu vermeiden, indem sie für neue Aufgabengebiete qualifizieren. Außerdem bringt der Arbeitnehmer im Idealfall sein neues Wissen direkt in die Firma ein. Entsprechend handelt es sich hier um eine Win-Win-Situation für Unternehmen und Mitarbeiter.

Verschiedene Formen der Weiterbildung

Grundsätzlich können berufliche Weiterbildungen im Unternehmen oder in Form von externen Bildungsangeboten durchgeführt werden. Zu unterscheiden sind bei den internen Weiterbildungsangeboten:

Training on the Job: Schulung bzw. Weiterbildung während der Arbeitszeit durch Kollegen, Vorgesetzte usw.

Training Inhouse: innerbetriebliche Weiterbildung in Form von Schulungen und Kursen durch interne und externe Seminarleiter

Daneben werden auch externe Weiterbildungen gern und oft zur Mitarbeitermotivation eingesetzt:

Externe Lehrgänge bei Bildungsträgern wie z.B. der IHK

Fernstudium an einer anerkannten Fernuniversität wie z.B. der IUBH Fernstudium

Teilzeit-Präsenzstudium an einer nahe gelegenen Universität

Weiterbildung im Ausland, etwa in Form eines Sprachkurses oder Sommerkurses an einer entsprechenden Auslandsuniversität

So können Personaler und Arbeitgeber die Weiterbildung unterstützen

Unternehmen bieten sich im Hinblick auf Weiterbildungen unterschiedliche Möglichkeiten, ihre Mitarbeiter konkret zu fördern. Eine Variante ist die Bereitstellung eines attraktiven Weiterbildungsangebotes im eigenen Unternehmen und die Bereitschaft, Mitarbeiter für die Dauer der Qualifizierungsmaßnahmen zumindest teilweise von ihren Aufgaben zu entbinden.

Mitarbeiter, die sich über externe Anbieter weiterbilden möchten, können Unternehmen zum einen durch finanzielle Unterstützung der in der Regel kostenpflichtigen Maßnahmen, zum anderen durch Freistellungen oder flexible Arbeitszeitregelungen entgegenkommen. Möglich ist zudem die Kombination unterschiedlicher Maßnahmen, beispielsweise ein Arbeitszeitkonto und die Übernahme der Weiterbildungskosten unter der Bedingung, dass der Arbeitgeber für eine bestimmte Zeit x das Unternehmen nicht verlässt.

Wie führen Sie als Führungskraft Ihre Mitarbeiter richtig? Diese Frage wird sich der ein oder andere bestimmt des Öfteren stellen. Denn Unternehmen sind nur dann erfolgreich, wenn alle vollen Einsatz zeigen.

Doch gibt es beim Thema Mitarbeiterführung überhaupt DIE RICHTIGE Methode? Vielmehr besteht doch die Herausforderung, sich als Führungskraft individuell auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter einzustellen.

Jeder Mensch ist anders: Motivieren Sie individuell!

Die Herausforderung im Führungsalltag besteht darin, passend auf das Verhalten unterschiedlichster Mitarbeiter zu reagieren. Aussagen, die von dem einen als Motivation angesehen werden, erzeugen bei einem anderen eine hohe Drucksituation.

So motivieren Sie dominante Mitarbeiter

Einen dominanten Mitarbeiter motivieren Sie beispielsweise dadurch, dass Sie ihm neue Chancen und Herausforderungen stellen. Sie sollten stets klare Ziele vorgeben, denn dominante Menschen sind sehr ergebnisorientiert.

Wichtig: Überlassen Sie die Methoden der Zielerreichung dem Mitarbeiter, geben Sie nur die Ziele vor. Wie diese erfüllt werden, entscheidet der dominante Mitarbeiter selbst; machen Sie in diesem Punkt keine Vorschriften! Sie werden sehen, Ihr Mitarbeiter möchte die vorgegebenen Ergebnisse unbedingt erreichen und wird die Herausforderung der Zielerreichung als Motivation und Ansporn sehen.

So motivieren Sie initiative Mitarbeiter

Geben Sie initiativen Mitarbeitern die Möglichkeit, mit anderen zusammenzuarbeiten. Auch bei Aufgaben, wo Ideenreichtum gefragt ist, werden Ihre Mitarbeiter aufblühen. Sorgen Sie dafür, dass sowohl Arbeitsbereich als auch Arbeitsatmosphäre stimmen.

Wichtig: Äußern Sie in der täglichen Arbeit Anerkennung („Toll“, „Gut gemacht“, etc.) und geben Sie direkt mündliche Rückmeldung zu ihrer Arbeit. Initiative Menschen müssen wissen, wo sie stehen und wollen für das, was sie tun, gelobt werden.

So motivieren Sie stetige Mitarbeiter

Nutzen Sie die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter, andere zu unterstützen. Stetige Menschen werden nicht voranpreschen, aber sie blühen auf, wenn Sie von anderen gebraucht werden und unterstützen können.

Wichtig: Stellen Sie klare Bedingungen auf. Für stetige Menschen ist es wichtig, dass Verantwortungs- und Autoritätsbereiche klar definiert sind. Ist die Arbeitsumgebung geordnet und die Atmosphäre harmonisch, werden Sie bei stetigen Mitarbeitern die größte Motivation herausholen.

So motivieren Sie gewissenhafte Mitarbeiter

Geben Sie gewissenhaften Mitarbeitern die Möglichkeit, die eigenen Qualitätsmaßstäbe bei der täglichen Arbeit einzuhalten und überlassen Sie die Kontrolle über die Qualität der eigenen Leistung Ihren Mitarbeitern.

Wichtig: Lassen Sie Ihren Mitarbeitern genügend Zeit, um Entscheidungen zu treffen. Sie werden oft alle Details durchgehen, bevor eine Entscheidung fällt. Belohnen Sie dann aber auch die Qualität und Genauigkeit!

Fazit: Auch wenn es leicht wäre, nach Schema F zu führen…so sieht das in der Realität doch ganz anders aus. Achten Sie darauf, wie sich Ihre Mitarbeiter verhalten, worauf sie Wert legen und was ihnen wichtig ist. Passen Sie Ihr eigenes Führungsverhalten daran an und geben Sie jedem Mitarbeiter ganz individuell das, was er/sie braucht!

 

Unser Tipp: Speziell für Führungskräfte empfehlen wir unsere Zertifizierung zum persolog Persönlichkeits-Modell für Führungskräfte. In diesem Seminar gehen wir auf die besonderen Anforderungen ein, die Ihnen als Führungskraft in Ihrem Alltag begegnen.

Denn nur wenn Sie als Führungskraft die Stärken Ihrer Mitarbeiter kennen, werden sie ihr volles Potenzial ausschöpfen.

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| 17.-19.02.2015 in Hamburg
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Bei vielen Unternehmen nimmt die Kundenakquise einen großen Stellenwert ein. Dafür ist es jedoch besonders wichtig, dass das Unternehmen telefonisch erreichbar ist. Etwa 2 Drittel der Neukunden greifen erst zum Hörer bevor Sie eine Produkt/Dienstleistung in Anspruch nehmen. (zu den Zahlen) Besonders bei kleineren Unternehmen oder Selbstständigen kann genau das jedoch nicht gewährleistet werden. Aus diesem Grunde verlieren Unternehmen Kunden und können neue Kunden ebenfalls nicht dazu gewinnen. Um das Problem zu lösen bietet es sich an, den Telefondienst in externe Callcenter auszulagern. Auf diese Weise wird sicher gestellt, dass das Unternehmen immer erreichbar ist und sowohl bestehenden als auch Neukunden der passende Service zukommt.

Die richtige Führung und Motivation von Mitarbeitern in Callcentern

Das Callcenter kann dafür sorgen, ob Kunden die Dienstleistungen des Unternehmens weiterhin in Anspruch nehmen möchten. Aus diesem Grund ist die Motivation der Mitarbeiter durch die Führungskräfte der externen Callcenter ein äußerst wichtiger Punkt. Mit Zusatzprämien, Gehaltserhöhungen oder Auszeichnungen für besonders gute Arbeit werden Belohnungssysteme eingeführt, die die Motivation der Mitarbeiter deutlich steigern können. Hat der Mitarbeiter das Gefühl, die Arbeit autonom gestalten zu können und dass ihm die Vorgesetzten Vertrauen entgegenbringen und Verantwortung zukommen lassen, so steigt ebenfalls die Arbeitsmotivation.

Die Ziele auf der Arbeit sollten die Mitarbeiter nicht überfordern und zudem sollten die Mitarbeiter allzeit über Prozesse und Veränderungen in dem Unternehmen informiert sein. Nur so kann die Zufriedenheit der Mitarbeiter auf lange Zeit hin sichergestellt werden. Motivation der Mitarbeiter kann ebenfalls durch aktive Förderung geschaffen werden. Dabei sollte unbedingt berücksichtigt werden, dass die Schaffung und der Erhalt von Arbeitsmotivation ein langwieriger Prozess ist, der konstant aufgebaut und aufrecht erhalten werden muss.

Stress bewältigen und Ruhe bewahren

 Wer schon einmal in einem Callcenter gearbeitet hat, weiß, dass es drunter und drüber gehen kann. Für Teamleiter und Führungskräfte heißt dies vor allem: Ruhe bewahren. Mit dem nötigen Selbstvertrauen und einem kühlen Kopf lassen sich die meisten Probleme einfach lösen. Dabei ordnet man am besten die Probleme nach Ihrer Wichtigkeit und geht Sie nacheinander an. So ist zum Beispiel ein Kunde der mit Mahnungen oder Kündigung droht wohl ganz oben einzustufen und ihm sollte ein Gespräch mit den Führungskräften eingeräumt werden. Schlichte Verständnisprobleme können mit einem Rückruf gelöst werden. Für die Mitarbeiter selbst ist es wichtig, das Gefühl zu haben sich auf Ihr Vorgesetzten verlassen zu können.

Die Arbeitsatmosphäre kann hier immer wieder ein Hindernis sein. Je mehr Call-Agenten im Einsatz sind, desto lauter wird es. Auch auf diese Stresssituationen sollte man sich vorbereiten und zur Not einen Rückzugsraum bereithalten. (mehr zum Stressmanagement)

Online-Callcenter – geschult und kompetent

Anbieter aus dem Internet sorgen bereits vor Beginn des Auftrags für die optimale Schulung und bringen die nötigen Kompetenzen für die Kommunikation am Telefon mit. Das Problem der Erreichbarkeit, das der Gewinnung von Neukunden im Wege steht, kann mit der Auslagerung des Telefondienstes in ein externes Callcenter somit gelöst werden. Mit dem Service von beispielsweise  Bueroservice24 (www.bueroservice24.de) findet eine Rufumleitung statt, falls das Unternehmen aufgrund von Urlaub, Meetings oder Einsätzen im Außendienst gerade nicht besetzt ist. Die Agentur erhält in diesem Fall den Anruf und nimmt ihn im Namen der Firma entgegen. Neukunden können auf diese Weise gewonnen, der bestehende Kundenstamm kann gehalten werden und das Unternehmen kann sich seiner eigentlichen Tätigkeit widmen.

Überall, wo man hinkommt das gleiche: Auf die Frage „Wie geht es dir?“, hört man meist eine Antwort, wie „bin total gestresst!“ oder „bin so im Stress, muss noch Projekt X/Y fertig machen!“. Kommt Ihnen das auch bekannt vor? Doch woran liegt es, dass fast jeder andauernd gestresst ist und Stress meist als etwas Negatives angesehen wird? Kann uns Stress nicht vielmehr motivieren, unsere Effektivität stärken?

Was genau ist eigentlich Stress?

Im Alltag fällt das Wörtchen „Stress“ ständig… und jeder weiß genau, was damit gemeint ist und wie sich Stress anfühlt. Trotzdem wissen viele Menschen gar nicht so genau, wie sie Stress definieren können.

Im heutigen psychologisch-medizinischen Sinne wurde der Begriff vor allem vom österreichisch-kanadischen Forscher Hans Selye geprägt. Selye bezeichnet Stress zum einen durch spezifische äußere Reize hervorgerufene psychische und physiologische Reaktionen, die zur Bewältigung besonderer Anforderungen befähigen, und zum anderen die dadurch entstehende körperliche und geistige Belastung.

Stress kann also etwas positives sein….kann aber auch belasten. Doch wie gehe ich mit Stress positiv um?

Das gute vorweg: Stressbewältigung ist erlernbar! Der Umgang mit Stress ist individuell sehr unterschiedlich, je höher die persönliche Überforderung, desto schneller fühlen Sie sich gestresst. Daher gibt es kein Schema F, wie Stress zu bewältigen ist; vielmehr muss jeder Mensch sich individuelle Strategien aufbauen, die für ihn funktionieren. Wichtig ist demnach, dass Sie Ihren eigenen Weg zur Stressbewältigung finden, so dass Sie non-produktiven Stress in eine positive Richtung lenken.

Bei der Stressbewältigung unterscheiden wir kurzfristige und langfristige Methoden. Die kurzfristigen dienen eher dem schnellen, akuten Stressabbau, während langfristige Strategien die Grundlage für einen dauerhaften, effektiven Umgang mit Stress bieten.

4 Tipps, um Stress kurzfristig zu bewältigen

  1. Ablenkung: Lenken Sie Ihre Wahrnehmung auf äußere Reize, um sich von der Stresssituation abzulenken, legen Sie eine kurze Pause ein
  2. Spontanentspannung: Atmen Sie rhythmisch und langsam aus
  3. Positive Selbstgespräche: Ermuntern Sie sich durch positive Selbstgespräche, sprechen Sie sich Mut zu
  4. Dampf ablassen: Betätigen Sie sich kurz sportlich; stampfen Sie mit dem Fuß; stoßen Sie einen lauten Schrei aus; schlagen Sie mit der Faust auf den Tisch, etc.

 

4 Strategien, wie Sie langfristig mit Stress umgehen!

Bei der langfristigen Bewältigung unterscheiden wir verschiedene Strategien, u.a. kognitive, soziale, problembezogene und körperbezogene. Für einen ganzheitlichen Umgang mit Stress, ist die Kombination aus den einzelnen Strategien essentiell!

1. Kognitive Strategien: Lenken Sie Ihre Gedanken bewusst!

  • Bemühen Sie sich, eine objektive und realistische Einschätzung der eigenen Leistungen; Lernen Sie, konstruktive Kritik oder auch Lob zu akzeptieren; beschränken Sie sich nicht nur auf die eigenen Bewertungen
  • Widmen Sie sich täglich 15 Minuten Ihrer Zeit der Selbstreflexion; Überlegen Sie sich, ob Sie die Aufgaben, die Ihnen gestellt werden, verstanden haben; vermeiden Sie, dass unklare Aufgabenstellungen Sie als inkompetent scheinen lassen
  • Sorgen Sie für emotionales Gleichgewicht: Vermeiden Sie Emotionen wie Dauerschweigen, Aggressivität oder Feindseligkeit. Unterbrechen Sie gedanklich das Eintreten solcher Emotionen.
  • Machen Sie sich bewusst: Ich bin für mein Handeln und die entsprechenden Folgen verantwortlich, nicht aber für das Handeln anderer Menschen. Übernahme nicht zustehender Verantwortung überfordert, Abgabe von Verantwortlichkeit, die einem nicht zusteht, befreit.
  • Verwandeln Sie Ihr „Ich muss“ in „Ich kann, ich darf“
  • Sehen Sie Stress als Herausforderung und bemitleiden Sie sich nicht in aller Stille. Machen Sie sich bewusst: Der größte Teil der negativ empfundenen Stresssituationen ist selbst verursacht. Übernehmen Sie die Verantwortung für sich selbst

2. Soziale Unterstützung: Reden Sie über Ihre Situation!

  • Reden Sie über Ihren Ärger mit guten Freunden
  • Wählen Sie Freunde und Bekannte sorgfältig aus
  • Seien Sie offen für Rückmeldungen
  • Betrachten Sie die Ereignisse nicht nur aus Ihrer eigenen Perspektive: Versuchen Sie, andere Menschen zu verstehen, entwickeln Sie die Bereitschaft, über Dinge hinwegzusehen und Mitgefühl zu empfinden
  • Erkennen Sie Ihre Abhängigkeit von den anderen: Sie brauchen andere, um Ihre eigenen Pläne zu realisieren. Machen Sie aus Kontrolle durch Manipulation eine Kontrolle durch gegenseitigen Respekt

3. Problembezogene Strategien: Vermeiden Sie Stress, indem Sie möglichen Problemen von vornherein entgegenwirken!

  • Seien Sie objektiv: Reduzieren Sie Ihren Stress, indem Sie lernen, Fakten so zu akzeptieren, wie sie gegeben sind. Verschwenden Sie Ihre wertvolle Zeit nicht, indem  Sie unbequeme Tatsachen zurechtbiegen.
  • Zögern Sie Entscheidungen nicht hinaus, wenn Sie befürchten, der Sache nicht gewachsen zu sein. Durch Aufschieben der Aufgaben erhöhen Sie Ihren Stress. Wenn Sie nicht wissen, wie Sie vorgehen sollen, fragen Sie Menschen Ihres Vertrauens.
  • Teilen Sie Ihre Zeit gut ein, sodass Zeitengpässe, die zu Stress führen können, vermieden werden. Die Zeitplanung sollte auch ausreichend Zeit für Erholungsphasen zum Ausgleich von Stress bieten.
  • Nehmen Sie sich die Zeit, eine Prioritätenliste zu erstellen. Überlegen und entscheiden Sie z.B. für die kommende Woche, welche Dinge Ihnen besonders wichtig, welche wichtig und welche unwichtig sind.

4. Körperbezogene Strategien: Finden Sie einen physischen Ausgleich!

  • Atmen Sie tief durch, wenn Ihnen das Arbeitspensum zu hoch wird. Treiben Sie mehr Sport. Dies ist physisch und psychisch eine gute Möglichkeit, Abstand zu den beruflichen Belastungen zu gewinnen.
  • Integrieren Sie Entspannungsübungen in Ihren Tagesablauf
  • Wirken Sie Ihrem Gefühl, belastet zu sein, entgegen, indem Sie eine Muskelentspannungstechnik durch willentliches Anspannen von Muskeln und deren anschließende Entspannung regelmäßig üben (Progressive Muskelentspannung nach Jacobson)

Stressbewältigung funktioniert nicht von Heute auf Morgen. Arbeiten Sie konsequent und ganz bewusst an für Sie geeigneten Strategien. Erarbeiten Sie sich zu Beginn Ihr persönliches Programm für den Umgang mit Stress. Dabei gelten 4 Regeln für die erfolgreiche Umsetzung:

  1. Nehmen Sie sich nicht zu viel auf einmal vor.
  2. Setzen Sie sich überschaubare Zeile und einzelne konkrete Schritte.
  3. Machen Sie sich bewusst, dass Rückschläge bei jedem Versuch der persönlichen Veränderung auftreten können.
  4. Lassen Sie sich nicht entmutigen und haben Sie Geduld mit sich selbst.

Setzen Sie Ihr Vorhaben des effektiven Umgangs mit Stress auch um! Hilfestellung dafür bietet ein Aktionsplan. Führen Sie sich damit vor Augen, was Sie konkret in welcher Situation anwenden werden. Folgende Punkte sollten in Ihrem Aktionsplan zur Stressbewältigung berücksichtigt werden:

  • Die folgende Stresssituation werde ich als Nächstes „bekämpfen“:
  • Wie kann ich die Situation besser meistern?
  • Was will ich dabei denken? Was fühlen? Was zu mir sagen? Wie will ich handeln?
  • Was werde ich kurzfristig in der akuten Stresssituation tun, um die Belastung zu minimieren?
  • Welche langfristigen Bewältigungsmethoden werde ich ausprobieren? Wann und wo?
  • Welche Schritte sind dafür notwendig, um das Ziel zu erreichen? Welche Unterstützung benötige ich und von wem?
  • Wie werde ich meine (Zwischen)erfolge überprüfen?

Fazit: Wenn Sie konsequent allen Stresssituationen mit Hilfe des Aktionsplans entgegenwirken, lernen Sie peu á peu, Ihr Stressverhalten effektiv zu verbessern, um negative Stressauswirkungen zu vermeiden. Erst dann können Sie Stress auch als etwas Motivierendes, Anspornendes sehen, dass Sie beruflich voranbringt!

 

Unser Tipp für Trainer/innen: Wenn Sie selbst ein Seminar zum Thema Stress anbieten wollen, dann melden Sie sich jetzt an für unsere Zertifizierung zum persolog Stress-Modell an. Wir bieten dieses Jahr noch 2 Termine in Remchingen an – so können Sie direkt im nächsten Jahr mit Ihrem neuen Seminar loslegen:

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NEU 2015: Zertifizierungsfreies Stress-Seminar

In diesem Seminar lernen Sie Ihr Stressverhalten kennen und entdecken Stress- und Bewältigungsstrategien, die zu Ihnen individuell passen!

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Verkaufen ist ein einzigartiger zwischenmenschlicher Prozess. Er kann aus Gründen scheitern, die wenig mit dem Produkt, der Dienstleistung oder Ihrem Anliegen zu tun haben.

Das kundenorientierte Verhalten ist entscheidend

Wenn Ihr Verkaufs- bzw. Verhaltensstil keinen Anklang im Kauf- bzw. Verhaltensstil des Kunden findet, werden die Vorteile dessen, was Sie verkaufen wollen, kaum noch wahrgenommen.

Die Ursache hierfür liegt meistens darin, dass hier unterschiedliche Persönlichkeiten aufeinandertreffen. Deshalb ist es entscheidend zu wissen, wie Sie angenehme Beziehungen zu bestehenden oder potenziellen Kunden aufbauen können und damit die Effektivität Ihres Verkaufens verbessern.

Denn: Anpassungsfähigkeit im Verkauf ist keine natürliche, sondern eine erlernbare Fähigkeit. Wenn Sie auf den Verhaltensstil und damit auf die Bedürfnisse Ihres Kunden eingehen, entspannt sich die Verkaufssituation, und der potenzielle Verkaufserfolg steigt.

So fördern Sie angenehme Beziehungen im Verkauf
Dazu unterscheiden wir vier grundsätzliche Verhaltensstile Ihrer Kunden, die für Ihr Verhalten gegenüber dem Kunden ausschlaggebend sind:

1. Der dominante Kunde tritt oft stark auf und testet hin und wieder Ihre Reaktion, baut schnell Druck auf und unterbricht Sie auch gerne einmal.

So verhalten Sie sich: Das vermeiden Sie:
- Geben Sie direkte Antworten, kurz und prägnant - Unentschlossenheit vermitteln
- Sagen Sie, WAS getan werden soll, nicht WARUM - Verallgemeinerungen
- Betonen Sie die Ergebnisse - Präsentation zu vieler Details
- Vermeiden Sie es, draufloszureden

 

2. Der initiative Kunde ist freundlich und menschenorientiert, liebt es gewöhnlich zu reden, freut sich, wenn Sie als Verkäufer kommen und hält vor dem Verkaufsgespräch Smalltalk.

So verhalten Sie sich: Das vermeiden Sie:
- Betonen Sie das Neue, das Besondere, das Ungewöhnliche - Kurz, kalt und verschlossen sein
- Vermeiden Sie es, das Gespräch zu beherrschen - Von oben herab sprechen
- Seien Sie offen, freundlich, herzlich
- Strahlen Sie Begeisterung aus

 

3. Stetige Kunden erwarten von Ihnen, dass Sie sich Zeit nehmen und sowohl für Persönliches als auch Geschäftliches ansprechbar sind. Sie sind sicherheitsbewusst und besitzwahrend.

So verhalten Sie sich: Das vermeiden Sie:
- Heben Sie hervor, wie eine überlegte Vorgehensweise Schritt für Schritt zum Ziel führen wird - Zu direkt sein
- Sprechen Sie über Service und Verlässlichkeit - Zu forsch vorangehen oder fordernd wirken
- Hören Sie aufmerksam zu
- Sprechen Sie leise und entspannt

 

4. Kunden, die einen gewissenhaften Verhaltensstil zeigen, arbeiten oft in sauberen, ordentlichen Büros. Sie sind pünktlich und bestens vorbereitet.

So verhalten Sie sich: Das vermeiden Sie:
- Konzentrieren Sie sich auf Einzelheiten - Ungenau oder lässig sein, besonders wenn Sie Fragen beantworten
- Halten Sie alle Fakten bereit - Schulterklopfen oder zu persönliche Gesten oder Verhaltensweisen
- Seien Sie gut organisiert - Schmeicheln, überreden, beschwatzen
- Halten Sie für Entscheidungen schriftliche Unterlagen bereit

 

Fazit: Analysieren Sie Ihren Kunden und gehen Sie im Verkaufsprozess auf seine spezifischen Verhaltensweisen ein.

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Bevor Computer, Smartphones oder andere mobile Endgeräte Unternehmensräume bis in den letzten Winkel eroberten, waren beispielsweise mit der Schreibmaschine verfasste Memos oder lange Telefonate mit ungewissem Ausgang an der Tagesordnung. Formulierungen, vergessene Absender oder riesige Papierberge sowie schlecht geführte Akten bestimmten das Bild des beruflichen Alltags. Telefongespräche waren entweder derart kurz oder lang, dass der Inhalt dieser noch recht jungen Kommunikationsmittel schnell wieder in Vergessenheit geriet.

Erst mit der Einführung der ersten computergestützten Systeme in Form von (damals) leistungsschwachen Rechenzentren und PC-Einzelplatz-Lösungen mit dem dazu passenden und gleichzeitig sehr lauten Nadeldrucker nahmen die Kommunikationsformen, so wie wir sie heute kennen, allmählich Gestalt an (interessant auch hier nachzulesen).

Heute schreiben wir unter anderem E-Mails mit voreingestellter Signatur, führen Telefon-Meetings über ausgereifte Konferenzsysteme mit Bild und Ton und verzichten größtenteils auf das Weiterreichen von Dokumenten in Papierform. Über spezielle Softwareprodukte lassen sich mittlerweile ganze Lagerbestände abbilden, Bewerberdaten erfassen und betriebswirtschaftliche Analysen und Auswertungen abteilungsübergreifend an einem zentralen Ort zusammenführen. Ergänzend dazu können Mitarbeiter im Außendienst via Smartphone, Tablet oder Notebook schnell und unkompliziert erreicht werden. Warteschleifen oder Zustellungsprobleme gehören damit schlussendlich der Vergangenheit an.

Doch nach wie vor machte diese Entwicklung vor dem technologischen Fortschritt nicht Halt und birgt in Zukunft weitere Überraschungen, die unserer Alltag einerseits vereinfachen und andererseits effizienter gestalten soll.

Weitergabe von Informationen neu strukturieren

Als Ausgangspunkt jedweder Kommunikation innerhalb eines Unternehmens gilt die Weitergabe von Informationen. Um diese tägliche Flut nicht zu stoppen, sondern in gelenkte Bahnen zu bekommen, müssen Unternehmen in Bezug auf vorhandene Strukturen sowie interne Abläufe umdenken. Die gemeinsame Weitergabe von Wissen bzw. der Austausch von Informationen spielt sich in der Regel nicht hinter den verschlossenen Türen eines Büros ab. Ist das der Fall, gehen wichtige Einzelheiten oder gar ganze Wissensbereiche schlichtweg den Bach runter.

Um diesen festgefahrenen Strukturen entgegenzukommen, ist die Etablierung von Entspannungs- und Freizeiträumen mit kreativem oder verspieltem Charakter eine gute Möglichkeit. Auf diese Weise wird die Unternehmenskultur in Frage gestellt und positiv auf die neue Generation von Mitarbeitern angepasst. Große Unternehmen wie Google zeigen wie es geht und stellen ihren Mitarbeitern während der Arbeit 20% des Tages für eigene oder teamübergreifende Projekte zur Verfügung. Im Mittelpunkt des Interesses dürften insbesondere die Personalabteilungen stehen. Diese werden künftig Dreh- und Angelpunkt für die Verteilung von Informationen und Wissen sein. Anhand neuer IT-Technologien lässt sich erkennen, dass die klassische computergesteuerte Kommunikation (Telefonie und E-Mail-Versand) zunehmend deutlicher ins Hintertreffen geraten wird.

Dezentrale Infrastruktur mit zentralen Lösungen

Es ist durchaus vorstellbar, dass einzelne Abteilungen oder gar ganze Unternehmen über eine dezentral aufgestellte Cloud-Lösung, externe Rechenzentren oder spezielle Softwareprodukte mit hoher Skalierbarkeit und Flexibilität vernetzt werden. Derzeit etablieren sich diesbezüglich ausgereifte Anwendungen wie die “Haufe Suite”. Mit dem Ziel einer professionellen und gut aufbereiten Weitergabe von Wissen bildet die Wissensmanagement Software interne Abläufe ab, ermöglicht Weiterbildungen für Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen und stellt mehr als 100 Fachdatenbanken für Unternehmen jedweder Größe und Branche zur Verfügung. Mit einer derartigen Lösung richten sich Betriebe neu aus und beschreiten im Punkt Wissensmanagement einen Weg in die richtige Richtung.

Der “Wissensmarkt” ist im Umbruch

Unternehmen haben längst den Faktor “Wissen” für sich als wichtiges Handlungsziel erkannt. Aktuell befinden sich zahlreiche Betriebe in einem Umbruch, was sicherstellen soll, dass sowohl das Mitarbeiterdenken als auch die technischen Grundlagen hierfür zeitnahe bereitstehen, um dauerhaft konkurrenzfähig zu sein.

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